Suojausta voi hakea ainoastaan useampi tuottaja yhdessä tai näitä edustava järjestö tai organisaatio. Yksittäinen tuottaja ei voi hakea tuotteelleen suojaa paitsi poikkeustapauksissa (SAN ja SMM).
Hakijataho yleensä huolehtii siitä, että nimisuojaa käytetään tuotteen / tuoteryhmän markkinoinnissa hyväksi. Hakijataho on myös vastuussa siitä, että merkkiä käytetään oikein ja oikeissa tuotteissa ja että merkityt tuotteet vastaavat reseptiä. Mikäli väärinkäytöksiä ilmenee, niistä on ilmoitettava maa- ja metsätalousministeriöön.
Hakumenettely
Nimen rekisteröimistä koskeva hakemus toimitetaan maa- ja metsätalousministeriölle.
Aidon, perinteisen tuotteen (APT) rekisteröintihakemuksessa tulee olla:
- hakijaryhmittymän nimi ja osoite
- tuote-eritelmä, joka sisältää asetuksen (EY) N:o 509/06, artiklassa 6 määritellyt tiedot
- eritelmää koskevien säännösten noudattamista valvovien viranomaisten nimi ja osoite sekä niiden erityistehtävät
- tuotteen erityisen ja perinteisen luonteen todistavat asiakirjat
Suojatun maantieteellisen merkinnän (SMM) ja suojatun alkuperänimityksen (SAN)rekisteröintihakemuksessa tulee olla:
- hakijaryhmittymän nimi ja osoite (poikkeustapauksissa hakijana voi olla myös yksityishenkilö tai yritys)
- tuote-eritelmä, joka sisältää asetuksen (EY) N:o 510/06, artiklassa 4 määritellyt tiedot
- yhtenäinen asiakirja, jota koskeva lomake on komission asetuksen (EY) N:o 1898/2006 liite I
Hakemusta koskevat tarkemmat ohjeet ja lomakkeet löytyvät EU:n internetsivuilta osoitteesta:
http://ec.europa.eu/agriculture/quality/database/index_en.htm
Rekisteröintimenettely
Nimen rekisteröinti on kaksivaiheinen prosessi, joka vaatii ensin kansallisen päätöksen sekä lopullinen hyväksyminen vielä käsittelyn yhteisön tasolla ja komission myönteisen päätöksen.
Kansallinen käsittely:
Maa- ja metsätalousministeriö tutkii hakemuksen saatuaan onko se perusteltu ja täyttääkö se sille asetetut vaatimukset. Tämän jälkeen ministeriö panee vireille vastaväitemenettelyn: Ilmoitus hakemuksesta ja linkki itse hakemukseen julkaistaan Virallisessa Lehdessä ja Tavaramerkkilehdessä ja siitä on mahdollisuus esittää väitteitä kuukauden sisällä ilmoituksen julkaisemisesta. Tämän jälkeen ministeriö tekee päätöksen joka julkaistaan ja johon voi hakea muutosta valittamalla. Mikäli muutosta ei ole haettu valitusajan kuluessa, ministeriö toimittaa hakemuksen komissioon lopullista päätöstä varten. Jos päätöksestä on valitettu, hakemus toimitetaan komission käsiteltäväksi vasta tuomioistuimen lainvoimaisen ratkaisun jälkeen.
Käsittely yhteisön tasolla:
Komissio pyrkii tutkimaan hakemuksen 12 kuukauden sisällä ja voi tarvittaessa pyytää lisäselvityksiä. Mikäli komissio katsoo, että hakemus täyttää vaatimukset, se julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
Jäsenvaltio, kolmas maa, yksityiset henkilöt tai yritykset voivat kuuden kuukauden kuluessa hakemuksen julkaisemisesta vastustaa rekisteröintiä. Yksityisten henkilöiden tai yritysten tulee osoittaa valituksensa jäsenvaltion vastuuviranomaiselle, joka toimittaa ne edelleen komissioon. Vastaväite laaditaan komission asetuksen (EY) N:o 1898/2006 liitteessä III esitetyn mallin mukaisesti.
Mikäli komissio ei saa vastalauseita, se rekisteröi nimityksen ja rekisteröinti julkaistaan yhteisön virallisessa lehdessä.
Mikäli vastaväitteitä on esitetty ja komissio ottaa ne tutkittaviksi, se kehottaa asianomaisia osapuolia käymään neuvotteluja. Jos osapuolet eivät pääse sopimukseen kuuden kuukauden kuluessa, komissio tekee asiassa päätöksen hallintokomiteamenettelyä noudattaen ja päätös julkaistaan yhteisön virallisessa lehdessä.