Arkistolaitos on myöntänyt Maanmittauslaitokselle luvan arkistoida maanmittaustoimituksissa ja kiiteistörekisterin ylläpidossa syntyvät pysyvästi säilytettävät asiakirjat ja kartat yksinomaan sähköisessä muodossa 1.1.2009 alkaen. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja tietojen sähköinen säilyttäminen edellyttää julkishallinnon organisaatioilta arkistolaitoksen myöntämää lupaa.

Vuoden 2009 alusta Maanmittauslaitos arkistoi kaikki uudet toimitusasiakirjat ja kartat sekä kiinteistörekisteriä koskevat hallinnolliset päätökset ainoastaan sähköisenä ARKKI-järjestelmään. Maanmittauslaitos on ottanut käyttöön myös vahvaan tunnistamiseen perustuvan sähköisen allekirjoituksen, joka mahdollistaa sähköisen arkistoinnin.

Sähköinen arkistointi lisää aineiston käytettävyyttä, nopeuttaa arkistointityötä ja säästää merkittävästi arkistotilaa. Tällä hetkellä toimitusasiakirjojen varsinainen arkistokappale on paperimuodossa ja ARKKI toimii käyttöarkistona.

"Seuraavaksi Maanmittauslaitos hakee lupaa digitaalisten ilmakuvien säilyttämiseen yksinomaan sähköisessä muodossa", kertoo Maanmittauslaitoksen Arkistokeskuksen johtaja Marja Rantala.

Maanmittauslaitoksen arkistointijärjestelmän suunnittelussa ja toteutuksessa on huomioitu arkistolaitoksen pysyvälle sähköiselle säilyttämiselle asettamat vaatimukset. Tärkeimmät vaatimukset luvan saamiseksi ovat standardoidut metatiedot SÄHKE-mallin mukaan, hyväksytty säilytysformaatti sekä muuttumattomuuden ja eheyden turvaaminen.

Sähköisen arkiston on toteuttanut suomalainen it-palveluyhtiö Affecto Finland Oy, jonka kanssa Maanmittauslaitos on tehnyt pitkään järjestelmien kehitystyötä.

Arkistolaitos kehittää sähköistä arkistointia

Arkistolaitoksen tavoitteena on mahdollistaa sähköisesti syntyvän tiedon käsittely ja säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa. Siirtyminen sähköiseen arkistointiin edellyttää standardien mukaisten toiminnallisten ja teknisten vaatimusten toteuttamista.

Vastaavan luvan on saanut aiemmin ainoastaan Rautatievirasto, joka siirtyi sähköiseen arkistointiin tämän vuoden alussa. Moniin julkishallinnon organisaatioiden käyttämiin tietojärjestelmiin on toteutettu tiedon elinkaaren hallintaan ja ohjaamiseen liittyvät vaatimukset. Sähköistä arkistointia koskevia lupahakemuksia valmistellaan parhaillaan useassa julkishallinnon organisaatiossa.